편집자주

제안·입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국 지사(www.shipleywins.co.kr)의 김용기 대표가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 연재합니다.

제안서 작성에서 킥오프 미팅은 대단히 중요하다. 킥오프 미팅은 충분히 준비한 뒤 전문적으로 진행돼야 한다. 킥오프 미팅이 잘된 팀은 프로젝트를 수주하고자 하는 의지로 충만해지지만 잘못하면 오히려 사기를 꺾어놓는다. 킥오프 미팅은 프로젝트 참여자들의 동기를 불러일으키고 그들에게 필요한 정보를 제공해야 하며 지시사항을 명확히 전달해야 한다. 킥오프 미팅의 목적은 다음과 같다.

● 모든 제안서 작성 참여자의 활동이 시작됨을 알림

● 프로젝트에 대한 질의 응답

● 작성 영역에 대한 분담

● 해야 할 일에 대한 조정

● 팀워크 창조

제안요청서를 받자마자 진행하는, 즉 준비가 안 된 킥오프 미팅은 참여자들의 혼돈을 야기하고 같은 일을 반복하게 해 결과적으로 낮은 수준의 제안서를 만들게 한다. 제안서 기획 회의를 킥오프 미팅과 혼돈해서는 안 된다. 킥오프 미팅은 영업대표(Capture manager)의 지원을 받아서 제안 PM(Proposal manager)이 운영한다. 킥오프 미팅을 성공적으로 진행하기 위한 가이드라인은 다음과 같다.

● 실행에 앞서 미팅에 대한 계획을 명확히 세워라

● 한 장소에서 진행할 것. 만약 전화로 진행해야 할 경우 별도 계획이 필요함

● 모든 자료는 제안기획서(PMP·Proposal Management Plan) 형태로 배포

킥오프 미팅의 진행요령

1) 킥오프 미팅 전 하는 제안 기획에 제안서 전체 준비시간의 15%를 할당

제안서 작성 기간이 10일이면 하루 혹은 1.5일 정도, 45일이면 7일 정도를 제안서 기획에 투자해야 한다. 기획에 투자하는 시간이 많을수록 프로젝트, 고객, 경쟁자, 전략이 정확히 공유되고 시행착오를 줄임으로써 실제 제안서 작성시간을 획기적으로 줄일 수 있다는 것이 제안전문가들의 공통된 의견이다. 제안 기획에 얼만큼의 시간이 필요한가는 제안기획서(PMP·Proposal Management Plan)와 킥오프 미팅의 준비상태에 달려 있다.

2) 적절한 사람을 참가시켜라

CEO의 관점에서 보면 새로운 사업을 수주하는 것보다 더 우선순위가 높은 것은 거의 없다. 세계 일류수준의 영업조직들은 제안서 작성에 실제 꼭 필요한 사람을 참가시키는 데 반해 성과가 낮은 기업일수록 단순히 시간이 되고 참여가 가능한 인력을 제안서 작성에 참여시킨다. “가능한 사람이 아니라 필요한 사람을 참여시킬 것”이라는 조언을 꼭 기억해야 한다. 또 어떤 규모의 제안서든지 이를 지원해 줄 명확한 경영진(Sponsor or Owner)이 반드시 필요하다. 이들의 가장 큰 책임은 제안서 작성 단계별로 필요한 인력을 제공하는 것이다. 만약에 이런 작업을 할 경영진이 없다면 그 프로젝트는 중지하는 것이 낫다. 제안서 작성 시 각 영역에서 필요한 사람은 다음과 같다.

● 담당임원(Senior managers): 지원과 동기 부여

● 수행 PM(Program or Product Managers): 솔루션 전문가

● 영업대표(Sales leads): 고객의 이슈를 알고 제안서가 고객 이슈와 세일즈 전략을 바탕으로 작성되도록 인도

● 제안서 PM(Proposal Managers): 제안서 생산 책임자

● PL (Volume Managers): 권별 책임자

● 작성자: 콘텐츠 개발 및 제안서 작성

● 제안전문가 또는 간사: 제안 PM을 도와 초안 및 그래픽 조정

● 생산 전문가(Production shop Supervisors)

● 편집 및 그래픽 전문가

● 협력업체: 보안을 지킬 수 있는 업체로 특정 부분에 대해 제안서 내용 및 원가 견적 제공

3) 밀도 있는 토의 의제를 준비

10∼30명이 참여하는 2∼3시간 이내의 미팅을 준비하되 정확한 정보가 제공되고 부드럽게 진행될 수 있도록 준비해야 한다. 일상의 미팅처럼 특정 문제를 제기하고 대안을 찾아나가는 문제해결 회의가 아니라는 것을 명심해야 한다. 킥오프 미팅은 짧은 시간에 정보 공유를 하며 결집력을 높이기 위한 것이다.

4) 킥오프 패키지를 미리 준비

어떤 문서들이 필요한지 미리 결정해서 준비하되 제안기획서부터 시작해야 한다. 제안 PM은 제안서, 사업 규모에 따라 리스트에서 필요한 문서만을 선택해 준비할 수 있다.