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제안 입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국지사(www.shipleywins.co.kr)가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 소개합니다. 김용기 쉬플리코리아 대표가 국내에서의 제안 성공 노하우에 이어 해외 제안 성공 노하우를 다룹니다.

제안서 평가 체크리스트(Assessment Tool)는 왜 필요한가?

대부분의 조직은 제안서 작성과정에서 중간중간 평가도 하고 일종의 ‘리뷰’도 실시한다. 하지만 이 리뷰 과정 자체가 효과가 없고 형식에 그친다면 말 그대로 시간낭비다.

실제로 기업조직 현장에서 보면 다수의 관련자들이 각자 자신들의 관점으로 리뷰를 진행하는 경우가 많다. 다양한 관점에서 제시된 여러 리뷰내용을 제안서에 반영하기 위한 불필요한 노력이 들어가고 혼란이 가중되는 경우가 발생하는 건 바로 이 때문이다. 이러한 문제점을 해결하기 위해 쉬플리는 일종의 제안서 평가 체크리스트인 ‘Assessment Tool’의 활용을 권장한다. 제안서 리뷰가 실질적인 제안서 개선에 도움을 주도록 하기 위해서다.

Assessment Tool은 좋은 제안서의 7가지 요건을 기준으로 각 항목별로 세부 기준을 설정하도록 한다. 모든 검토자가 공동의 관점을 가지도록 만드는 것이다. 또한 검토자의 개인적인 편견 또는 무지에서 발생하는 오류를 최소화해 효과적이고 효율적인 리뷰가 되도록 도와준다.

특히 해외 제안을 준비하는 경우라면 고객과의 사전 협의를 통해 제안서를 설명할 수 있는 기회가 적기 때문에 리뷰를 통한 제안서 개선이 더욱 절실하다.

1.좋은 제안서의 7가지 기준과 Assessment Tool

좋은 제안서의 7가지 기준은 다음과 같다. 당연히 Assessment Tool을 통해 제안서를 평가할 때도 같은 기준이 적용된다.

1)충실도(Compliance): 제안요청서의 요구 조건을 모두 기술했고 지시를 잘 따랐는가?

2)반응도(Responsiveness): 제안서가 고객의 니즈를 명확하고 직접적으로 서술하는가?

3)전략적 초점(Strategic Focus): 왜 우리의 제안서가 선택돼야 하는지 분명한가?

4)경쟁사 초점(Competitive Focus): 왜 우리의 제안이 경쟁사의 제안보다 나은지 명백한가?

5)서술의 품질(Quality of Writing): 서술이 고객중심적으로 잘 구성됐고, 명확하고 정확한가?

6)시각화(Visualization): 시각자료가 주요 강조점을 명확하게 전달하는가?

7)페이지 및 문서 디자인(Page and Document Design): 핵심 내용이 잘 돋보이고 그래픽과 텍스트가 균형 잡혀 있어 읽기가 쉬운가?

위 7가지 관점에 대해서 점수를 매겨보면 ‘수주에 성공하는 제안서’와 단순히 ‘잘 꾸며진 제안서’를 명확하게 구분할 수 있다. <그림 1>에서 위쪽에 보이는 방사도표는 잘 꾸며지기만 한 제안서의 평가결과다. 제안서 내용(contents)에 해당되는 충실도, 반응도, 전략적 초점, 경쟁사 초점 등에 대한 점수는 부족하고 시각화, 페이지 및 문서디자인 부문만 점수가 높은 것을 확인할 수 있을 것이다. 이는 다시 말하면 겉은 번지르르하지만 알맹이가 없는 제안서라고 볼 수 있다. 이에 반해 아래쪽에 보이는 방사도표는 고른 영역에서 점수를 얻었다. 시각화나 페이지 및 문서디자인에서는 중간점수를 받았지만 충실도, 반응도 등에서 높은 점수를 받았다. 특히 충실도는 제안요청서의 기본적인 요구조건을 충족해야 하는 것이므로 무조건 만점을 받아야 한다.