좋은 제안서란 고객이 쉽게 좋은 평가를 내리게 하는 제안서다. 제안서 작성자인 각 섹션 담당자들은 제안서 전체 계획과 일치하는 섹션 계획을 수립하고, 고객이 요청한 대로 순서를 정하며, 자신이 맡은 부분을 헤드라인식 구조로 설계해야 한다. 구조가 설계되면 제안서를 빠르게 작성한 후 검토하고 품질을 개선한다. 제안서 작성 순서인 ‘POWeR™’ 원리를 소개한다.(표1) 이 원리의 순서대로 제안서의 각 섹션을 작성하면 효과적이다. 이번 호에서는 계획과 구조화 단계에 대해 설명하고, 다음 호에 초안 작성과 검토, 개선 단계를 소개한다.
계획(Planning)
섹션 작성 계획 수립
자신이 맡은 섹션의 계획을 세운다. 이 계획은 전체 제안서의 전략, 솔루션, 내용과 일치해야 한다. 전체 제안서의 방향과 일치하는 섹션을 작성하기 위해 섹션 계획(PDW·Proposal Development Worksheet)이라는 양식을 사용한다.(그림1) 물론 이 양식은 조직, 산업의 성격, 경쟁 환경에 따라 알맞게 수정해야 한다.
섹션 담당자의 첫 번째 임무는 맡은 섹션에서 설명해야 하는 솔루션의 전반을 결정하는 것이다.(그림2) 이는 판매자 입장이 아니라 구매자 입장에서 작성해야 한다. 즉, 고객의 이슈를 먼저 정리하고, 이 이슈를 위한 우리의 솔루션이 무엇인지 결정하고, 그 솔루션이 고객에게 어떤 효용을 주는지 확인한다.
솔루션을 결정하면 섹션 담당자의 다음 과제는 이를 어떻게 설득할지를 결정하는 것이다.(그림3)
핵심이 되는 시각물(visual)을 개발한다. 어떤 전략이나 메시지도 시각물로 표현할 수 있다. 좋은 제안서는 텍스트보다는 다양한 시각물로 정리돼 있다. 그림이 있으면 이해하고 기억하기가 쉬워서 대체로 높은 점수를 받는다. PDW에 있는 모든 내용(고객의 이슈, 솔루션, 특징과 효용, 과거 성과, 리스크 관리, 전략 등)이 시각물이 될 수 있다.
