권기수 Acrylic on canvas on board, 227X182㎝, 2010
동그란 얼굴에 빙그레 미소 짓고 있는 ‘동구리’는 권기수 작가의 작품을 이끄는 주연 배우다. 홍익대 미대에서 동양화를 전공한 권 작가는 한국적인 평온함과 넉넉함, 온화함을 반영해 동구리를 창조해냈다. 한없이 천진하고 밝은 느낌을 선사하는 ‘동구리’는 푸른 하늘이든 정육면체 공간 위에서든 어디서나 유유자적하며 자유롭게 세상을 활보한다. 자신의 라이프스타일에 따른 유연한 근무, 일과 삶의 균형을 목표로 하는 스마트워크 시대를 맞아 음미해볼 만한 작품이다.
스마트워크(Smart Work)에 대한 관심이 높습니다. 정부는 2015년까지 전체 노동인구의 30%를 스마트워크 체제 하에서 일하도록 만들겠다고 공언했습니다. 다양한 형태로 유연근무제를 확대 적용하는 기업들도 속속 늘어나고 있습니다. 스마트워크에 대한 관심만큼 오해와 착각도 많습니다.
스마트워크는 IT 시스템을 구축하는 것에 그쳐서는 안 됩니다. 도입 즉시 장밋빛 미래를 보장하는 만병통치약도 아닙니다. 비즈니스 전략, 조직 문화의 혁신, 성과중심의 평가 체계, ICT 인프라 등 조직 내 전 영역에서의 변화와 혁신이 수반될 때에만 성공적으로 이뤄질 수 있습니다.
이번 DBR 스페셜리포트에서는 성공적인 스마트워크 구현을 위한 이론과 실전 솔루션, 행동 지침을 집약했습니다. 이번 스페셜리포트를 통해 스마트경영에 이르는 통찰을 얻어 가시기 바랍니다.
국내 기업 및 기관에서 스마트워크에 대한 관심이 증가하고 있지만 그 개념과 범위의 편차는 매우 크다. 스마트폰을 활용한 업무 수행으로 인식되기도 하고 재택근무, 원격근무, 스마트워크센터와 같이 거창한 프로그램으로 여겨지기도 한다. 이 과정에서 스마트워크의 효과와 리스크가 지나치게 강조되거나 혹은 무시되는 경우도 많다. 이로 인해 막연한 기대감과 거부감이 혼재하며 도입 타당성에 대한 의문을 갖기도 한다. 본고에서는 스마트 워크의 전사적 의미를 정의하고 실용적 추진모델과 적용 방안을 고민해 보고자 한다.
스마트워크: 수직적 경영에서 네트워크형 경영으로의 변화
스마트워크는 ICT의 진화와 일하기 좋은 기업(GWP·Great Work Place)을 위한 노력이 복합적으로 결합하면서 등장했다.(그림 1) 우선 ICT 발달과 보급을 통해 생산성을 급격하게 개선할 수 있는 환경 제공이 가능해졌다. PC에서 스마트 디바이스로의 확대는 누구라도 쉽게 체감할 수 있는 변화다. 실제로 스마트폰을 통한 e메일, 전자결재, 사내 SNS 도입만으로도 조직 내 커뮤니케이션 속도는 향상되는 효과를 볼 수 있다. 여기에 산업별·기능별로 세분화된 애플리케이션, 고성능 화상회의 장비와 같은 하드웨어, 스마트워크센터 등 물리적 인프라가 유무선 통신 네트워크와 결합되면 업무 생산성 개선뿐 아니라 비용 절감 효과까지 얻을 수 있다. 스마트 디바이스 열풍과 함께 국내에서 스마트워크를 ICT 기술 기반의 업무와 동일시하는 것도 이 때문이다.
그러나 스마트워크는 HR 관점에서도 의미있는 변화다. 스마트워크는 GWP의 연장선 측면에서 특히 각광받고 있다. 개인의 동기 부여와 근속 확대를 위해 유연근무제 등을 제공하거나 창의적 디자인의 사무실 환경을 제공하는 노력이 전개되고 있다. 서구 기업들의 경우 상대적으로 국내 기업보다 이러한 노력을 오랫동안 추진해 오고 있다. 미국 최대 전자제품 유통업체인 베스트바이(Best Buy)의 ROWE(Results-Only Work Environment)가 대표적 사례다. 즉, GWP에 ICT가 결합하면서 개인의 유연성을 대폭 증가시키면서도 생산성을 개선할 수 있는 환경이 구축됐다. 스마트워크의 성공사례로 꼽히는 BT의 경우, 모바일 오피스의 도입과 유연근무제 등을 포괄하는 ‘애자일워킹(Agile Working·민첩근무제)’ 프로그램을 추진해 인력 생산성과 구성원 만족도를 동시에 높이는 효과를 거뒀다.
전략적 의미에서 스마트워크의 도입은 ‘수직적 경영’ 체계에서 ‘네트워크형 경영’ 체계로의 전환을 의미한다. 스마트워크 시대의 개인은 지시만을 수행하는 주체가 아니라 그 자체로서 업무 기획·수행의 주체가 될 수 있다. 부서장과 개인의 관계도 상명하달식 수직적 관계라기보다 상호간 커뮤니케이션하는 수평적 관계가 더욱 강해지게 된다. 이에 따라 조직은 물론 개인 차원에서도 역할 및 책임(R&R), 성과 관리 측면에서의 제도적 변화가 더욱 필요하게 됐다.
스마트워크의 3요소
위에서 정의한 스마트워크를 생각해 볼 때, 기술적 인프라 구축만으로 구성원의 일하는 방식을 변화시키고 더 나아가 기업의 문화를 변화시킬 수 있으리라 기대하긴 어렵다. 그렇다면 ICT 인프라의 구축과 더불어, 혹은 그 이전에 당신의 구성원을 스마트워커(Smart Worker)로 당신의 회사를 스마트워크플레이스(Smart Workplace)로 전환하기 위한 선행 요구사항은 무엇인가? 이에 대한 해답을 도출하기 위해 우선 스마트워크의 모델을 유형화해 보자.(그림 2)
기업이 구성원의 일하는 방식에 영향을 줘 변화를 유인할 수 있는 요소에는 세 가지가 있다. 업무 시간과 공간, 그리고 자원1)에의 접근성이다. 따라서 이 세 가지 요소들에 대해 기업이 구성원에게 부여하는 유연성(flexibility)의 범위에 따라 스마트워크의 모델을 유형화할 수 있다.
시간의 유연성이란 구성원에게 출퇴근 시간이나 근무 시간을 자유롭게 조정할 수 있도록 하는 것이다. 예를 들어 △하루 8시간의 근무 시간은 유지하되 출퇴근 시각을 자유롭게 할 있도록 한다거나 △(아내의) 출산이나 자기 계발 등 개인 사정에 맞춰 근무 시간을 유연하게 단축 혹은 연장할 수 있도록 한다거나 △올빼미형 라이프 스타일에 맞춰 업무를 밤에 처리할 수 있도록 해 주는 제도 등을 꼽을 수 있다. 세계적인 뇌 연구가 에른스트 푀펠은 “본래 사람은 하루에 2∼3시간만 집중적으로 일할 수 있다”고 밝힌 바 있다. 업무에 투입하는 절대적인 시간의 양은 집중도나 몰입도와 큰 상관관계가 있지 않다는 뜻이다. “통상적인 근무 시간 리듬을 강요받는 사람들 중 10∼15%가량만이 아침형 인간에 속하며 25%가 저녁형 인간들”이라고 밝힌 수면 연구 결과도 있다. 따라서 구성원 각자가 자신의 라이프 스타일과 업무 효율성을 고려해 시간을 자유롭게 배분하고 투입할 수 있도록 하는 것은 스마트워크를 실현하는 데 가장 중요한 요소다.
공간의 유연성이란 회사 내 개인 사무 공간을 창의적이고 자유롭게 활용하거나 정해진 사무 공간 이외의 외부 공간에서도 업무 처리를 할 수 있도록 하는 것이다. 즉 △회의실이나 개인 책상에 새로운 아이디어의 발상을 도울 수 있는 사진과 장난감 등으로 개성 있게 꾸미는 일부터 △회사에 개인별로 정해진 책상 없이 예약을 통해 임시적으로 지정된 자리에서 일하거나 △주요 거점에 마련된 특정 사무공간으로 출근해 근무하는 것 △집이나 카페처럼 특정 근무 장소를 정하지 않고 여러 장소에서 근무하는 것 등이 그 예다.
출퇴근 등 일과 관련해 소비되는 구성원의 시간이나 사회적 비용은 차치하더라도 사무실 내 잡무나 멀티태스킹(multi-tasking)은 생각하는 것 이상으로 구성원의 업무 집중도를 저하시키고 비용을 유발한다. 한 연구에 따르면 미국 내 지식 관련 종사자들의 경우 평균 11분가량 한 업무에 전념하다가도 전화나 e메일 등으로 주의가 분산돼 결국 업무에 집중한 시간의 약 두 배인 25분 가량을 소요하고 나서야 다시 업무로 돌아온다고 한다. 불필요한 e메일과 전화 응대로 발생하는 비용은 미국의 경우 연간 약 5억8800만 달러에 달하고, 독일 영국 덴마크 스웨덴의 경영진은 일생의 3년 반을 중요하지 않거나 불필요한 e메일에 에너지를 낭비한다는 연구 결과도 있다. 따라서 구성원 각자가 자신의 업무 몰입도를 극대화하고 불필요한 에너지 낭비를 최소화할 수 있도록 업무 공간에 유연성을 부여하는 작업은 스마트워크를 실현하는 데 중요한 요소로 작용한다.
자원 활용의 유연성이란 개인 역량 이외에 사내 혹은 사외의 자원을 활용하는 것을 의미한다. 사내 자원 관점에서는 해당 업무의 전문성을 보유한 사내 구성원이 간접 지원하거나 코칭하는 것부터 그룹 중심의 업무 진행, 유관 부서로부터의 적극적인 협조 등을 포괄한다. 향후에는 공식적인 협조 및 지원 이외에도 소셜 네트워크를 통해 자유롭게 상호간 업무 지원이 가능해질 것으로 예상된다. 사외 자원 관점에서는 외부 전문가로부터의 지식 전달 또는 코칭으로부터 스워밍(swarming·다양한 지역, 부서, 직위의 전문가들과의 공동 업무) 형태로 발전하게 된다. 예를 들어 글로벌 경영 컨설팅 회사는 자원 활용 유연화가 가장 발달돼 있는 회사 중 하나다. 지적 자산만을 전문적으로 관리하고 개발하는 부서가 존재하고 글로벌, 지역별, 산업별 전문가들과의 네트워크 채널이 항시 열려있어 지식의 습득·공유가 자유롭다.
